Episode #31 - 58 minutes pour survivre aux réunions hybrides !
Bonjour et bienvenue dans Les Galères du Management,
58 minutes, c’est la durée moyenne d’une réunion en France* !
Et ces 58 minutes peuvent être très longues… pour les participants comme les animateurs d'ailleurs ! Et surtout quand il s’agit d’une réunion hybride.
*Source : le fan club des amateurs de Die Hard… On prend la stat avec prudence 😉
Depuis 2020, tout (ou presque) a été écrit pour vous donner des bonnes pratiques en matière d'animation des réunions hybrides. Une recherche Google et vous trouverez des dizaines d’articles.
Pour d’autres idées, demandez aux IA génératives avec, par exemple, ce prompt testé et approuvé :
Tu es un facilitateur chevronné, un expert pour animer des réunions hybrides. Je cherche des bonnes pratiques pour que mes réunions d’équipe, que j’anime en hybride, soient dynamiques et participatives. Lister les bonnes pratiques que tu me conseilles. Merci !
💡 Il faut toujours être poli avec une IA : une façon de ne pas perdre les bonnes habitudes pour interagir avec un humain. Et qui sait ? Les IA seront peut-être nos chefs demain !
Tous les conseils que vous obtenez avec ces recherches sont pleins de bon sens ! Nous aurions pu écrire cet épisode à partir de ces sources, voire demander à ChatGPT de l’écrire.
Pour être transparent avec vous, l’auteur de ces lignes a fait une première version, qui ne valait pas mieux que ChatGPT (c’était simplement mieux écrit… et plus drôle).
Alors, dans cette deuxième version, on vous livre 3 tips que ChatGPT ne vous donnera pas !
C’est cadeau. 🎁
Bonne lecture !
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🛶 La galère du jour : Comment animer vos réunions hybrides comme un (vrai) chef ?
Chaque jour, les réunions hybrides s’enchainent et tout n’est pas franchement fluide : caméras éteintes à distance, pas une réaction lorsque vous posez une question, le bruit du marteau piqueur chez Jean-Patrick, les conversations parallèles dans la salle de réunion, la curieuse impression que tout le monde fait autre chose…
Que faire ?
⛔ Panorama des pratiques insupportables en hybride
Mettre 10 minutes à s’installer dans la salle de réunion pendant que tout le monde poireaute à distance
Discuter avec les personnes présentes dans la salle de réunion et négliger complètement les personnes à distance
Eteindre sa caméra quand on a fini de parler pour traiter ses emails en toute discrétion
Se moquer des personnes qui n’allument pas la caméra “Alors Marie-Claire, on ne s’est pas maquillée ce matin, c’est ça ?”
Se mettre en mute et sortir faire ses courses ou un footing (attention à l’accident : le micro se rallume tout seul parfois…)
Annoncer de grosses nouvelles en visio… Par pitié, ne reproduisez pas cette scène (très gênante) de Succession et inspirée de faits réels ! 🚫
Succession - S04e07
💡 Ces 3 tips (utiles) que ChatGPT ne vous donnera pas !
1️⃣ Tout le monde connecté à la réunion virtuelle, même sur site
La configuration classique d’une réunion hybride :
Des participants connectés à distance par visio
Les personnes sur site, autour d’une table, avec un PC connecté sur la visio et branché sur la TV de la salle de réunion.
Ce n’est pas du tout inclusif pour les personnes à distance : difficile de reconnaître les personnes présentes autour de la table, d’identifier qui est en train de parler, etc.
Notre reco : demander à tous les participants, même ceux présents sur site, de se connecter à la réunion virtuelle, et d’allumer leur caméra.
Simple mais efficace !
2️⃣ Pour des caméras allumées, utilisez la CNV (Communication Non Violente)
On a beau demander aux participants d’allumer leur caméra, ce n’est pas gagné : “je n’ai pas assez de réseau”, “elle ne marche plus” diront certains… Pour d’autres, c’est silence radio et caméra éteinte.
Il y a un effet contagion : dès qu’une ou deux personnes gardent la caméra éteinte, malgré les consignes, il y a fort à parier que d’autres suivront.
Il n’y a pas de recette miracle, à part en parler aux personnes concernées.
Un excellent cas d’application de Communication Non Violente (CNV). On en parlait justement dans l’épisode “Dire à un collaborateur qu’il parle trop”.
Une CNV se prépare !
Dans le cas d’une personne qui n’allume pas sa caméra en réunion, voici les étapes pour structurer votre message :
Observation : Faites référence aux dernières réunions qui vous ont permis d’observer le comportement.
Sentiment : Qu’est-ce qui vous dérange avec cette situation ? Quelle émotion prédomine (agacement, frustration, solitude…) ?
Besoin : Pourquoi avez-vous besoin que les personnes allument la caméra ? Exprimer son réel besoin, ça change tout dans votre capacité à convaincre votre interlocuteur de changer son comportement !
Demande : Que voulez-vous concrètement ? Y a-t-il des moments en particulier où il est important que les caméras soient allumées ?
3️⃣ Priorité aux personnes à distance pour prendre la parole !
Pendant une réunion hybride, les participants présents sur site ont plus de facilité pour prendre la parole :
Ils peuvent attirer plus facilement l’attention de l’animateur pour demander la parole.
Les interactions sont plus fluides et spontanées quand les participants perçoivent les signes non-verbaux
La conséquence ? Si l’animateur n’est pas vigilant, les personnes présentes discutent entre elles et “oublient” d’associer les personnes à distance à la conversation.
Pour éviter cet écueil, interpeler d’abord les personnes à distance !
Pour une règle encore plus inclusive, vous pouvez imposer d’utiliser la fonction “lever la main” pour distribuer la parole dans l’ordre.
À bientôt pour le prochain épisode !
A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !
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Cette galère du management explorée avec 💙 par Onirio vous a été racontée par Jérôme Labastie