Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des galères du management !

Onirio explore, pour vous, toutes ces situations délicates, voire improbables (et pourtant réelles !) que le métier de manager peut nous réserver. Vous trouverez à chaque épisode des conseils pour prendre du recul et gérer au mieux vos galères 😉

Dans cet épisode, on vous parle de l’usage du smartphone au travail.

Bonne lecture !

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🛶 La galère du jour : Comment réagir face à une utilisation abusive du téléphone au travail ?

Vous êtes manager, et vous avez une équipe plutôt engagée et investie. Néanmoins, vous commencez à être sérieusement agacé(e) par certaines attitudes et pratiques liées à l’usage du smartphone dans votre quotidien de travail : entre celui qui n’écoute rien lors de la réunion d’équipe parce qu’il pianote sur son téléphone, et ceux qui s’envoient non-stop des plaisanteries sur leur discussion de groupe… ! 🤯

Comment instaurer un usage du smartphone respectueux de l’environnement de travail et de la liberté individuelle de vos collaborateurs ?

⛔ Attention aux boulettes !

L’usage intensif du smartphone peut avoir un impact négatif sur la capacité à se concentrer et donc sur la productivité des personnes, mais également sur la sécurité (dangereuse distraction !) et la santé (bonjour addiction !). La question de son utilisation sur le lieu de travail est donc légitime.

Et c’est peut-être tentant, mais on ne peut pas…

Demander à tous les collaborateurs de déposer leur téléphone le matin en arrivant, dans une corbeille ou sur le bureau du manager 😅
Jeter par la fenêtre le téléphone de son collaborateur parce qu’il joue encore à Pokemon Go ou Candy-Crush pendant une réunion…
Interdire totalement le téléphone personnel au travail : selon le Code du travail, l’employeur ne peut pas mettre en place une interdiction totale et absolue d’utiliser le téléphone portable personnel au travail, sans porter atteinte aux droits et libertés individuelles des salariés.

📕Ce que dit la loi : On peut sanctionner une utilisation abusive du téléphone portable personnel, c’est-à-dire une utilisation qui engendrerait des nuisances pour les autres collaborateurs ou qui serait préjudiciable à l’entreprise. Certaines limitations peuvent notamment être apportées si le salarié doit être au service du client (ex : situation de vente dans un commerce), si des raisons d’hygiène et de sécurité le justifient (ex : conduite de véhicule, manipulation de machines ou produits dangereux, travail à la chaîne, etc.) ou encore pour des raisons de confidentialité (ex : éviter l’espionnage industriel).

Mais avant de devoir en arriver au rappel de la loi et à la sanction….

🧘‍♀️Comment bien réagir face à une utilisation du smartphone que vous jugez déraisonnable ?

Cas n°1 : Avec votre collaborateur qui a les yeux constamment rivés sur son téléphone, pendant vos réunions d’équipe

1️⃣ Avant de réagir, observez et analysez les faits, ainsi que votre ressenti face à ces faits :

Le comportement du collaborateur est-il récurrent ? Si oui, est-ce un problème qui affecte concrètement son travail ? Ex : sur une 1h de réunion d’équipe, il a regardé 15 fois son téléphone, et vous avez dû lui répéter 3 fois des questions auxquelles vous aviez besoin qu’il réponde.
Les objectifs individuels que vous lui avez fixés sont-ils atteints ? Son travail est-il de qualité égale d’un livrable à l’autre ?
- Si oui, pas de sujet de productivité ici.
- Si non, c’est un problème que vous allez pouvoir aborder avec lui.
D’autres collègues ont-ils manifesté leur agacement au sujet de l’utilisation de son téléphone par ce collaborateur lors de réunions ?
Que ressentez-vous face à cette situation ? Ex : sentiment de ne pas être respecté(e) quand vous prenez la parole, inquiétude pour votre collaborateur, frustration de ne pas partager un moment collectif de qualité…
Qu’attendez-vous concrètement de lui ? Ex : une meilleure disponibilité lors de vos moments en équipe, une amélioration de sa productivité par - peut-être - une meilleure concentration…

2️⃣ Organisez ensuite un point individuel avec ce collaborateur :

Exposez-lui les faits (rien que les faits !), puis partagez votre ressenti face à ces faits (vos émotions, questionnements), ainsi que vos attentes ou besoins non satisfaits ici…
Exprimez-lui clairement ces attentes et besoins pour la suite.

N.B.: on s’inspire ici de la Communication Non Violente pour ceux qui l’ont reconnue (cf. notre épisode #4 “Dire à un collaborateur qu’il parle trop” dans lequel on détaille cette méthode 😉).

Invitez-le à s’exprimer également sur cette situation :
- Votre collaborateur n’a peut-être pas conscience des impressions et réactions négatives qu’il peut générer chez les autres en étant si souvent accroché à son téléphone (ex : sentiments de manque d’écoute, d’attention, de respect, de conscience de soi ou des autres).
- Il a peut-être des préoccupations ou des raisons personnelles qui méritent d'être prises en compte.
- Il pourrait avoir besoin d’aide s’il souffre de « nomophobie » (association de « No Mobile Phone » et du terme « phobie » pour désigner la peur de s’éloigner de son téléphone ou de ne pas avoir de réseau). Si, si, ça existe ! 😅 Un exemple par ici.

Cherchez des solutions ensemble selon la réaction de votre collaborateur et les besoins qu’il exprime. Ex : accepter de ne pas utiliser son téléphone pendant les réunions d’équipe pour être pleinement présent, être positionné en co-animateur de réunion pour avoir un rôle plus actif et ne pas se laisser distraire, bénéficier de conseils en matière de gestion de son temps et de son attention afin de réussir à déconnecter plus facilement…
3️⃣ Suivez l’évolution de la situation :
Refaites le point quelques semaines plus tard, et notez les évolutions. Si le comportement persiste malgré vos efforts pour remédier à la situation, là vous pourrez envisager des conséquences plus sérieuses…

Cas n°2 : Avec vos collaborateurs qui s’envoient des plaisanteries non stop sur leur discussion de groupe, dans l’openspace ET en réunion d’équipe…

1️⃣ Dans ce cas aussi, partagez les faits, votre ressenti et vos attentes lors d’un point équipe.

2️⃣ Proposez leur de reposer ensemble le cadre qui vous paraît pertinent au regard de vos attentes et des besoins de chacun(e) en matière d’usage du smartphone au travail.

Ex : “Lorsque nous sommes en réunion d’équipe, plusieurs d’entre vous consultent leurs téléphones en parallèle, et ce, à plusieurs reprises sur une même réunion. Je suis un peu agacé(e) / déçu(e) / peiné(e) / mal à l’aise de cela, car j’aimerais qu’on partage un moment de qualité tous ensemble / qu’on ait des réunions plus interactives / efficaces… Que pensez-vous de repenser ensemble nos règles d’usage du smartphone, lorsque nous sommes en réunion d’équipe et dans nos espaces de travail en général ?”

Quelques exemples de règles de vie relatives à l’usage du smartphone au travail :

Mettre son téléphone personnel en mode « silencieux » (et non « vibreur » !) dans l’openspace
Prendre ses appels personnels en dehors de l’espace de travail, dans une salle fermée ou une salle de pause
Recourir au mode « avion » ou poser son téléphone hors de champ de vision pour se concentrer sur des tâches importantes collectives ou individuelles
Pas de téléphone pendant les réunions d’équipe (voire pas de pc ou même de table !)
Avoir une animation tournante de la réunion d’équipe pour la rendre plus interactive
Pas de téléphone personnel sur certains créneaux horaires précis
Utilisation du téléphone personnel sur les temps de pause uniquement
Demi-journée de “détox” collective sans téléphone personnel
…

Pour conclure

Qu’on le veuille où non, le smartphone est une réalité avec laquelle il faut composer. Si son utilisation au travail devient problématique, la solution la plus efficace reste de co-construire les règles d’usage avec votre équipe !

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Vous avez vécu des galères managériales ? Inspirez-nous !

On est certains que vous avez vécu de nombreuses situations qui mériteraient un article 😉. Et on est toujours en recherche d’inspiration pour nos prochains épisodes. Alors écrivez-nous en nous laissant un descriptif de vos galères ! On se fera un plaisir d’explorer vos situations !

Episode #18 - Réagir face à une utilisation abusive du téléphone au travail