Bonjour et bienvenue dans les galères du management !

Onirio explore, pour vous, toutes ces situations délicates, voire improbables (et pourtant réelles !) que le métier de manager peut nous réserver. Vous trouverez à chaque épisode des conseils pour prendre du recul et gérer au mieux vos galères 😉

Au programme du jour, un thème d’actualité pour de nombreuses entreprises : le passage en flexoffice.

Bonne lecture !

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🛶 La galère du jour : Comment gérer l’arrivée du flexoffice ?

C’est bientôt l’heure du grand déménagement pour votre équipe. Nouveau site, nouveaux aménagements des bureaux avec l’arrivée du… flexoffice ! Finis les bureaux individuels. Bonjour les espaces ouverts, les new ways of working et surtout… les économies de m2 ! 🤭

Votre équipe, elle, est surtout inquiète, voire agacée par ce changement.

Comment aider vos collaborateurs à s’adapter sereinement à leur nouvel environnement de travail ?

Le flexoffice, c’est quoi ?

Reposons les bases du concept de “flexoffice”, particulièrement en vogue pour décrire l’aménagement des espaces de travail.

En flexoffice…

Vous n’avez plus de bureau attitré : en arrivant le matin, vous choisissez un espace de travail en fonction de votre activité du jour. Ex : Besoin de calme pour finaliser ce rapport ? Direction, un espace silencieux. Journée de brainstorming avec l’équipe ? Tous dans une salle de créativité !
Différents types d’espaces de travail vous sont proposés : salles de réunion classiques, salle de créativité pour collaborer, “bulles” pour se réunir à 2 ou 3 personnes, “cabines” pour passer des appels téléphoniques, espaces de détente et de convivialité… L’idée étant d’être flexible et d’utiliser tous ces espaces au gré des activités que vous avez à réaliser.

Flexoffice, le côté obscur de la force…

Avec l’essor du télétravail, le taux d’occupation des bureaux dépasse rarement les 50%. Or, le flexoffice permet de rationaliser le nombre de positions de travail : entre 50 et 70 places pour 100 collaborateurs (voire moins).

C’est donc une véritable opportunité pour les entreprises cherchant à réaliser des économies que de réduire le nombre de m² dans leurs locaux.

Plusieurs difficultés peuvent apparaître au quotidien :

Trouver une place près de ses collègues les jours de forte affluence au bureau
Se concentrer sur une tâche de fond en raison du bruit et des interruptions
Trouver un espace libre pour avoir des échanges confidentiels avec des collègues, des clients ou partenaires ou son manager
…

⛔ Attention aux boulettes !

Quand vous êtes manager, le passage en flexoffice n’est généralement pas votre décision. Et pourtant, vous êtes en première ligne pour accompagner votre équipe dans ce changement.

Attention à ne pas devenir ce manager qui…

Ne prend pas le temps de donner du sens au projet de déménagement : “Oh ça va, on a déjà tous déménagé dans notre vie, c’est rien !”
N’assume pas les motivations économiques du projet de déménagement : “Ce projet, on le fait UNIQUEMENT pour améliorer l’expérience collaborateur !”

Survend le projet : “ces nouveaux bureaux vont être beaux et modernes ; ils vont nous permettre d’être plus efficaces et plus innovants”; et ne répond pas aux questions pratico-pratiques des collaborateurs : “Est-ce qu’il y aura de la place pour tout le monde ? Y a-t-il un parking pour les vélos ? Où va-t-on ranger nos affaires ?”
Ne joue pas le jeu et s’attribue, d’autorité, la meilleure place de tout le plateau (vous savez, celle dans un coin isolé, près de la fenêtre 😜) : “ça, c’est ma place ! Mais vous pouvez, bien sûr, l’utiliser quand je suis en congés ou en télétravail !”

Fait toutes ses visioconférences avec le haut-parleur à fond : “ma réunion est quand même super importante ; si les collaborateurs écoutent, ils glaneront probablement des informations qui leur seront utiles !”

Profite d’être au milieu de son équipe pour faire ses retours au fil de l’eau… en public : “Patrick, je viens de relire ton rapport. Et c’est pas terrible !”

💡 Les points clés pour une transition positive

Communiquez de manière transparente tout au long du projet

Un projet immobilier, c’est long ! De l’intention au déménagement, il faut compter plusieurs mois, voire années. Afin de faciliter l’adhésion au projet et l’appropriation des nouveaux espaces, il faut COMMUNIQUER !

Alors oui, vous ne pourrez pas toujours tout dire, car ces projets nécessitent un passage obligatoire devant les instances du personnel. Mais dès que vous le pouvez, communiquez ! 🙂

Le projet de déménagement est officialisé ? Communiquez pour donner le sens et le calendrier.
L’implantation des équipes dans le bâtiment est définie ? Communiquez !
Les grands principes de fonctionnement de flexoffice sont définis ? Communiquez !
Les aménagements dans la zone où sera installée l’équipe sont validés ? Communiquez !
Le déménagement approche et il est temps de faire les cartons ? Vous avez compris quoi faire😉

Fixez des principes de fonctionnement pour les espaces communs

Le flexoffice est comme une immense colocation. Et donc quelques principes de fonctionnement en collectif seront fort utiles :

Quels seront les espaces réservables ? Comment les réserver ?
Quelles seront les règles dans les espaces non réservables ? Ex : Premier arrivé, premier servi ? Priorité aux groupes ?
Où devront être rangées les affaires personnelles ? les dossiers d’équipe ? les archives ?
Comment seront traitées les situations particulières ? Ex : personnes disposant d’aménagement spécifique de type siège ergonomique…
Quelles règles pour la restauration ? Ex : usage des réfrigérateurs, possibilité de manger ou non dans les salles de réunion ou à son bureau…
…

Profitez en pour repenser les modes de fonctionnement de votre équipe

En tant que manager, un déménagement (comme tout changement) reste une opportunité pour repenser les modes de fonctionnement de votre équipe :

Plannings de présence sur site et à distance : toute l’équipe est-elle présente sur site certains jours ? y a-t-il des jours où toute l’équipe est à distance ?
Rituels de collaboration et de partage d’information : quels formats et modalités d’animation pour les réunions d’équipe ? quels canaux de communication utiliser pour que tout le monde ait le bon niveau d’information ?
Concentration en espaces ouverts : Y a-t-il des zones particulières pour se concentrer ? Des signes distinctifs pour montrer qu’on souhaite ne pas être interrompu(e) ?
Rituels de convivialité : quelles routines met-on en place pour partager de bons moments ensemble ? pour avoir régulièrement des discussions informelles malgré la distance ?

Comment faire ?

Un atelier “Keep - Drop - Start” (“On garde - On arrête - On commence”) avec son équipe est très simple à mettre en place et permet de structurer les réflexions :

5 min de réflexion individuelle sur les pratiques à conserver, à arrêter ou à démarrer
Mise en commun avec toute l’équipe
Choix collectif des pratiques à expérimenter

Il est vrai qu’il n’est pas nécessaire d’attendre un déménagement pour prendre du recul sur les façons de travailler dans son équipe. Mais, quand tout le monde est à fond sur ses activités opérationnelles, il est souvent difficile de tout arrêter pour déterminer comment travailler différemment.

En conclusion, faites de l’environnement de travail un sujet de discussion récurrent avec votre équipe !

On a beau tout anticiper, c’est en y travaillant que vous découvrirez les avantages et inconvénients de vos nouveaux espaces de travail.

Notre conseil à tous les managers : faites de l’environnement de travail un sujet de discussion récurrent.

Plusieurs fois par an, organisez un temps pour que les collaborateurs puissent exprimer ce qu’ils aiment et ce qui les dérange dans leur environnement de travail… Vous pourrez ainsi prendre des actions pour que tout le monde se sente bien au bureau !

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Vous avez vécu des galères managériales ? Inspirez-nous !

On est certains que vous avez vécu de nombreuses situations qui mériteraient un article 😉. Et on est toujours en recherche d’inspiration pour nos prochains épisodes. Alors écrivez-nous en nous laissant un descriptif de vos galères ! On se fera un plaisir d’explorer vos situations !

Episode #17 - Survivre au flexoffice…