Episode #20 - Arrêter de perdre son temps à relancer son équipe sur ses tâches rébarbatives
Bonjour à toutes et à tous,
Dans chaque épisode, Onirio explore toutes ces situations délicates, voire improbables (et pourtant réelles !) que le métier de manager peut nous réserver. 😉
Dans l’épisode du jour, nous abordons un véritable fléau : le temps passé à relancer ses équipes…
Merci de nous lire et de nous faire autant de retours positifs ❤️
Et bonne lecture !
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🛶 La galère du jour : Comment ne plus perdre son temps à relancer son équipe sur des tâches rébarbatives ?
Dans toute activité, il est des tâches qui ne déchaînent pas les passions. Ranger le matériel, archiver les dossiers, mettre à jour les procédures, produire un reporting, réaliser les e-learnings obligatoires… Ces tâches sont parfois bien difficiles à faire réaliser à son équipe.
Et les managers peuvent alors avoir besoin de relancer une, deux… dix fois pour que des tâches - qui ne prennent souvent que quelques minutes - soient faites. 🤯
Comment éviter de perdre son temps à relancer son équipe sur des tâches rébarbatives ?
⛔ Attention aux boulettes !
Lâcher l’affaire : Foutu pour foutu, vous abandonnez, et tant pis si certaines tâches ne sont pas faites à temps. Si votre responsable vous challenge, vous direz que votre équipe n’a pas de bande passante. 😜
Donner les consignes et ne rien suivre : Vous envoyez un e-mail laconique avec les actions à réaliser et les personnes en charge. Vous vous dites que ça devrait suffire : “ils sont professionnels, je ne vais quand même pas les fliquer…” Et - ô surprise ! - quelques jours plus tard, vous réalisez qu’aucune action n’a été lancée.
Montrer le mauvais exemple : Vous êtes l’as de la relance pour mettre sous tension toute personne qui a du retard sur son travail. Par contre, sur vos tâches à vous, vous prenez des libertés assumées : “oh ça va, il n’y a pas urgence, je le relirai demain son rapport”
Punir publiquement les retardataires : Pour vous, rien de tel que la pression des pairs pour avancer : vous prenez un malin plaisir à afficher le nom de toutes les personnes qui sont en retard sur leurs tâches : “Ca leur apprendra et les motivera pour la prochaine fois !” 😈
👉 Comment s’y prendre avec les tâches rébarbatives ?
1️⃣ Commencez par les basiques : Qui - Quoi - Quand - Pourquoi
Au risque d’enfoncer une porte ouverte, rappelons les bases pour expliciter clairement ce qui est attendu de chacun(e) et pourquoi :
Qui : la ou les personnes en charge de l’action ex : les 5 collaborateurs de l’équipe ou une personne en particulier
Quoi : ce qui est attendu concrètement ex : terminer l’e-learning “Lutte anti-blanchiment” avec un score >70% au quiz final
Quand : l’échéance pour terminer la tâche ex : avant la fin du mois
Pourquoi : en quoi c’est important ex : L’entreprise a pris des engagements pour lutter contre le financement d’activités illicites. Nous risquons des sanctions financières si tous les salariés ne sont pas sensibilisés à cette problématique.
2️⃣ Suivez les rituels existants
Pour assurer le suivi, faites au plus simple ! Utilisez vos rituels managériaux existants pour dresser un rapide état des lieux et effectuer une relance, avec par exemple :
Le point de suivi individuel que vous avez avec chaque collaborateur ;
Le point d’équipe si l’action concerne tout ou partie de l’équipe.
💡 L’astuce : faire ensemble pendant la réunion d’équipe
Certaines actions sont rapides à réaliser. Quel dommage de passer plus de temps à suivre et à relancer qu’à faire… Et si vous utilisiez vos temps de réunion pour réaliser ensemble vos tâches rébarbatives ?
Dans l’exemple de l’e-learning, il est tout à fait possible de prendre 30 minutes sur votre réunion d’équipe et de le faire tous ensemble, en séance !
3️⃣ Aidez les collaborateurs à s’organiser
Avec certaines personnes, vous parlez une fois d’un sujet à traiter et la personne s’organise toute seule. Avec d’autres, c’est plus compliqué…
Aider ses équipes à améliorer leur efficacité et leur capacité à s’organiser, c’est un bel enjeu d’accompagnement.
Comment s’y prendre ?
Prendre du recul avec la personne sur ses méthodes pour gérer ses emails, son agenda et ses tâches en général
Partager vos méthodes et outils pour noter et prioriser les actions, comme :
L’utilisation d’outils, tels que Trello, Microsoft Planner, Todoist, pour conserver dans un seul et même endroit toutes les actions à réaliser
La prise de recul, avec la matrice d’Eisenhower, sur le degré d’urgence et d’importance des différentes tâches
La gestion de son agenda avec des créneaux bloqués pour réaliser les tâches importantes et l’usage des rappels
Aborder régulièrement ce sujet en point individuel pour constater les progrès, échanger sur les difficultés…
Toujours rien ? Préparez une CNV (Communication Non Violente)
Dans certains cas, malgré vos efforts de suivi, de relance, de coaching, rien n’y fait. A chaque fois, vous finissez par adopter une posture autoritaire pour que les choses soient faites.
Ex : “Je rencontre le client XYZ à 15h et j’ai vraiment besoin de tes notes sur les derniers échanges avec lui. Tu as jusqu’à 11h pour actualiser le CRM.”
Cela devient franchement agaçant d’en arriver là pour la moindre demande…
©How I Met Your Mother / CBS
Il est temps d’utiliser la Communication Non Violente dont nous avions déjà parlé dans l’épisode “Dire à un collaborateur qu’il parle trop”.
Pour illustrer, prenons l’exemple d’un commercial, Christophe, que vous avez besoin de relancer plusieurs fois par semaine pour qu’il actualise le CRM.
Observation - Christophe, ces trois dernières semaines, j’ai dû te demander 6 fois de remplir le CRM avec les notes de tes réunions commerciales avec les clients de ton périmètre.
Sentiment : Je suis fatigué de devoir te relancer et je suis agacé quand ta seule réponse est : “désolé, je n’ai pas eu le temps de le faire”.
Besoin : J’ai des rendez-vous avec nos responsables toutes les semaines et j’ai besoin de toutes les informations sur nos clients pour préparer efficacement ces réunions.
Demande : J’aimerais que les notes des échanges avec nos clients soient saisies dans le CRM au plus tard 24h après les rendez-vous. Cela te paraît faisable ?
On espère que vous n’aurez que rarement besoin d’en arriver là ! 😉
À bientôt pour le prochain épisode !
A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !
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Vous avez vécu des galères managériales ? Inspirez-nous !
On est certains que vous avez vécu de nombreuses situations qui mériteraient un article 😉. Et on est toujours en recherche d’inspiration pour nos prochains épisodes. Alors écrivez-nous en nous laissant un descriptif de vos galères ! On se fera un plaisir d’explorer vos situations !
Cette galère du management explorée avec 💙 par Onirio vous a été racontée par Jérôme Labastie