Bonjour à toutes et à tous,

Ah les congés ! On aime tous ça non ? 😎

Mais quand il s’agit de se mettre d’accord avec son équipe pour savoir qui part quand, nous avons une potentielle situation explosive.

C’est notre situation du jour pour cet épisode #33 des Galères du Management. 🙂

Bonne lecture !

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🛶 La galère du jour : Comment traiter une demande de congés qui ne vous arrange vraiment pas ?

L’été approche et toute votre équipe s’est organisée pour prendre ses congés d’été entre juillet et août, une période creuse dans votre activité. Toute l’équipe ? Non ! Jean-Patrick travaille tout l’été et veut partir en vacances pour un mois… entre septembre et octobre. La période la plus chargée pour votre équipe. 😟

Comment réagir ?

⛔ Attention aux boulettes !

Refuser la demande dans l’outil de gestion des congés sans en parler de vive voix à Jean-Patrick, ou sa variante (plus fourbe) : ignorer la demande de congés et ne pas la valider en espérant qu’il se rende compte tout seul que ce n’est pas possible de partir à ce moment-là.

Refuser en ironisant sur cette demande que vous jugez absurde : “Jean-Pat’, tu te maries ou quoi ?”
Accepter la demande et reporter toute la charge de travail sur le reste de l’équipe : “On va cravacher en octobre. J’espère qu’il nous enverra une carte postale…”
Accepter la demande et se venger en saquant Jean-Patrick lors de l’évaluation de fin d’année : “Ca lui apprendra !”
Adapter toute l’organisation de l’équipe et de l’activité pour lui permettre de partir en congés : “Les vacances, c’est sacré ! Les clients attendront son retour…”

Par ici, les conseils 👇

Chacun peut-il faire ce qu’il veut avec ses congés ?

Selon la législation française, l'employeur a le droit de refuser une demande de congés payés d'un salarié à condition que ce refus ne soit pas abusif ou basé sur des motifs discriminatoires.

En d’autres termes, le refus doit être justifié : augmentation de l’activité de l’entreprise, continuité de service, circonstances exceptionnelles (difficulté économique, autre événement nécessitant la présence du salarié…).

Tout dépend aussi de la convention collective ou d’éventuels accords de branche ou d’entreprise.

💡 A noter : les demandes de congés liés à un motif familial (mariage, naissance, décès d’un proche…) ne peuvent pas être refusés.

Comme souvent en management, avant d’agir, renseignez-vous sur ce que vous êtes en droit de faire (ou ne pas faire) !

Poser le cadre pour éviter les galères

La plupart du temps, les règles d’entreprise relatives aux congés ne sont pas assez précises pour vous prémunir de demandes qui pourraient vous mettre en difficulté (absence pendant un pic d’activité par exemple).

Si vous avez des contraintes opérationnelles fortes, anticipez et soyez transparent avec votre équipe.

Ce qui est une évidence pour vous (ex : “août est un mois creux, c’est une bonne période pour partir”, “tout le monde devra être sur le pont en novembre pour finir le projet X”…), ne l’est peut-être pas pour vos collègues.

En discutant le plus tôt possible des contraintes qui peuvent impacter la prise de congés, vous permettez à l’équipe de s’organiser au mieux pour que tout le monde y trouve son compte.

Et quand une personne ne joue vraiment pas le jeu ?

Il est temps d’utiliser la Communication Non Violente (CNV) pour aborder le sujet avec méthode.

Dans la situation décrite avec Jean-Patrick, voici un exemple d’utilisation de la CNV :

Observation : "Jean-Patrick, j'ai vu ta demande de congés pour 4 semaines en octobre, qui correspond à un moment où notre équipe aura beaucoup de travail sur le projet Mercure”
Sentiment : "Je m'inquiète de la façon dont nous allons gérer la charge de travail pendant ton absence."
Besoin : "J'ai besoin que notre équipe puisse continuer à gérer les demandes des clients tout en livrant le projet Mercure”
Demande : "Serais-tu d'accord pour que l’on discute de tes dates de congés pour trouver une solution qui te convienne et qui réponde aux besoins de l'équipe ?"

Et si on arrêtait de valider les congés ?

Rares sont les managers qui adorent gérer les plannings de congés et les multiples tensions qui en découlent.

Est-ce vraiment utopique de laisser l’équipe s’auto-gérer sur la prise de congés ?

Des entreprises ont supprimé le système de validation des congés par les supérieurs hiérarchiques. Chez Alan, il suffit d’informer ses collègues de ses absences, sans processus de validation formel. Leur politique est accessible ici.

Quelques entreprises ont même expérimenté les congés illimités !

La plus connue : Netflix. Les “congés illimités” sont en place depuis 2004, et les difficultés ont été nombreuses. L’un des principaux problèmes était que les salariés, en particulier les managers, ne prenaient pas suffisamment de jours off… Netflix incite aujourd’hui les leaders à faire preuve d’exemplarité pour… partir en vacances. 😂

En France, Luko expérimente les congés illimités depuis 2021. Un bilan, très positif, a été publié un après la mise en place.

Affaire à suivre !

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Episode #33 - Réagir à la demande de congés qui tombe vraiment mal