Bonjour à toutes et à tous,

Onirio explore, pour vous, toutes ces situations délicates, voire improbables (et pourtant réelles !) que le métier de manager peut nous réserver.

Pour ce 23ème épisode, nous allons explorer la prise de poste managérial. Que ce soit pour la première ou la énième fois, la rencontre avec sa nouvelle équipe peut générer quelques appréhensions. Découvrez comment vous y préparer au mieux dans cet article. 😉

Bonne lecture !

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🛶 La galère du jour : Comment réussir sa prise de poste managérial ?

Vous allez devenir manager d’une nouvelle équipe. Vous êtes très content(e) de ce nouveau challenge, mais vous sentez monter un petit stress à l’approche de la prise de poste et de la rencontre avec votre future équipe. Vous avez, de surcroît, entendu quelques rumeurs qui ne sont pas de nature à vous rassurer : “Fais gaffe, c’est un vrai village gaulois ! D’ailleurs, tes collaborateurs Bertrand et Solène ne peuvent pas se piffrer ! Le dernier manager n’a pas fait long feu, ils l’ont épuisé…”

Comment prendre en main sa nouvelle équipe, en tant que manager, sans faire le « petit chef » ni le « paillasson » ?

⛔ Gare aux boulettes !

Désamorçons tout de suite quelques bombes comme :

Se croire investi(e) d’une mission : on se détend Zorro ! On ne doit pas expliquer à tout un chacun.e ce qu’il.elle a à faire. D’autant plus, si on reprend une équipe avec des collaborateurs qui étaient là avant notre arrivée et qui seront probablement là après notre départ… Rappelons-nous qu’en général, nous ne sommes que de passage sur un poste. 😊
Se la jouer cool et ne pas oser dire les choses qu’on a constatées dès notre arrivée et qui nous dérangent : se laisser marcher sur les pieds n’est pas une bonne option. 🦶 Déjà parce que ça fait mal ! Et surtout parce qu’on peut d’ores et déjà prédire qu’on se retrouvera vite avec des retards le matin, des échéances non respectées, des réunions oubliées… Bah quoi, on est à la cool, non ?! Poser le cadre et les limites dès le départ est indispensable.
Vouloir absolument démontrer son leadership naturel (😅) : se positionner comme “supérieur” d’entrée de jeu risque d’occasionner quelques tensions. Certains collaborateurs pourraient eux aussi vouloir rentrer dans des rapports de force, ou du moins chercher à exprimer leurs limites et exigences.

💡 Comment s’y prendre pour réussir sa prise de poste managérial ?

1️⃣ Prenez le temps de faire connaissance

Profitez de vos premières semaines, voire premiers mois, pour faire connaissance avec vos collaborateurs, votre propre responsable, vos clients internes ou externes, et vos partenaires.

La rencontre avec le N+1 : vous rencontrerez généralement votre N+1 en premier, en amont de votre prise de poste. Ces premiers échanges seront l’occasion de recueillir son ressenti et son avis sur :

La culture de l’entreprise (intéressant si vous n’étiez pas déjà dans l’entreprise) : quelles sont les principales caractéristiques de cette culture d’entreprise ? Y a-t-il des règles explicites ou implicites que vous devez avoir en tête ?
L’activité : quels sont les principaux enjeux sur votre activité / périmètre à court / moyen / long terme selon votre manager ? quels sont les personnes / services avec lesquels vous allez interagir au quotidien ? Quelles sont les principales difficultés du job ?
L’équipe : quels sont les profils des différents membres de l’équipe (âge, formation, parcours…) ? Depuis combien de temps sont-ils dans l’entreprise / sur cette activité ? Quels sont les points forts et axes de travail de ce collectif selon votre N+1 ?
Ses préférences en matière de fonctionnement : quels sont ses besoins pour bien fonctionner avec vous au quotidien ?

Vous pouvez aussi attendre de vous être fait votre propre opinion sur les membres de votre équipe avant de sonder votre manager. 😉

La rencontre avec vos collaborateurs : notre recommandation ? Rencontrez d’abord en one-to-one vos nouveaux collaborateurs, plutôt que de vous présenter officiellement lors de la première réunion d’équipe.

Commencez par partager votre parcours, mais aussi peut-être quelques éléments plus personnels qui donnent à voir la personne singulière que vous êtes (ex : un loisir, une passion, un trait de caractère).

Préparez quelques questions ouvertes à poser à votre collaborateur.rice sur un entretien d’environ 1h :
- Depuis quand es-tu dans l’entreprise / sur ce poste ? Quel est ton parcours ?
- Qu’est-ce qui te plaît particulièrement sur ton poste ?
- Quelles sont les principales difficultés que tu rencontres au quotidien ?
- Comment préfères-tu travailler (en groupe / de manière autonome sur des projets indépendants, en télétravail / sur site…) ?
- Quelle est la meilleure manière de communiquer avec toi (téléphone, one-to-one, whatsapp, etc.) ?
- Qu’attends-tu de ton manager en général ? Comment puis-je t’accompagner au mieux au quotidien ?

La rencontre avec vos clients / partenaires : rencontrer votre écosystème vous permet d’affiner votre compréhension de votre nouvelle activité et de recueillir du feedback sur la performance et la qualité du travail de votre équipe.

Quelques questions que vous pourriez poser à vos principaux clients et partenaires lors de vos premières rencontres :

Comment se passe la collaboration avec mon équipe ?
Qu’appréciez-vous tout particulièrement dans la relation de travail avec nous ?
Avez-vous des irritants, frustrations ou attentes s’agissant de notre collaboration ?

2️⃣ Observez les modes de fonctionnement individuels et collectifs actuels

Accordez-vous du temps pour observer le fonctionnement et les pratiques de votre écosystème.

Prévoyez des temps d’immersion auprès de vos collaborateurs, clients et partenaires

Exemples : s’asseoir à côté de son collaborateur pour qu’il vous montre les difficultés rencontrées pour traiter un dossier, faire un “fond de salle” pendant une présentation ou une formation animée par un de vos collaborateurs, être en double écoute sur des appels clients, réaliser un vis-ma-vie en accompagnant un client ou un partenaire sur une de ses journées-types.

Observez alors les pratiques de travail individuelles et collectives, les interactions entre les personnes / les services

L’observation de ces pratiques sur le terrain permet d’observer les difficultés qui vous sont remontées verbalement, et de questionner plus en profondeur les situations problématiques. Cela va nourrir vos réflexions sur les axes de progrès pour améliorer l’efficacité des opérations, les projets à lancer, les problèmes prioritaires à résoudre, les actions RH à prioriser…

N’essayez pas de tout changer tout de suite !

Outre le fait que cela risquerait de brusquer les membres de votre équipe qui ont des habitudes et leur propre vision de l'activité, les changements structurants de modes de fonctionnement peuvent avoir lieu ultérieurement et méritent d'être pensés collectivement.

De nombreux rituels existent pour assurer la bonne communication et la cohésion au sein de votre équipe. Choisissez les vôtres en les construisant avec vos collaborateurs. Consultez l’épisode 6 des Galères du Management pour inspiration.

Vous pouvez aussi jeter un œil à l’épisode 8 des Galères du Management pour vous inspirer sur l’animation de vos réunions d’équipe.

Recherchez les “quick wins”

Lors de la prise de poste, vous pouvez rechercher et agir sur les irritants du quotidien pour lesquels tous les membres de l'équipe convergent sur les solutions (ex : cette imprimante dont il faut résilier le contrat pour en acquérir une nouvelle, la validation du paiement d’un module optionnel pour votre outil informatique qui simplifierait grandement la gestion de vos dossiers, etc.).

En conclusion !

La prise de poste est une belle occasion pour lancer une nouvelle dynamique au sein d’un collectif, vivre des moments informels avec ses nouveaux collègues, commencer à esquisser de nouveaux modes de fonctionnement…

L’observation, l’immersion et le questionnement seront de précieux alliés pour que votre prise de poste soit une réussite !

À bientôt pour le prochain épisode !

A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !

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Episode #23 - Réussir sa prise de poste sans faire le petit chef, ni le paillasson